Dokumentacja pracownicza w 2019 r. – PRAKTYCZNE WARSZTATY – najnowsze oficjalne stanowiska urzędów oraz zmiany od 4 maja 2019 r. dotyczących RODO

W związku z licznymi wątpliwościami praktycznymi związanymi z dokumentacją pracowniczą i nowymi zasadami jej przechowywania zapraszamy na warsztaty prowadzone przez 2 wykładowców poświęcone tej tematyce.

Pierwsza część będzie dotyczyła zasad przechowywania dokumentacji z uwzględnieniem jej różnych rodzajów oraz praktycznych problemów z prowadzeniem dokumentacji w świetle oficjalnych stanowisk urzędowych. Druga natomiast bardziej techniczna będzie dotyczyła procesu elektronizacji dokumentacji i w trakcie niej zostaną przedstawione stanowiska Ministerstwa Cyfryzacji oraz techniczne wskazówki, na co należy uważać przy takim procesie. W trakcie drugiej części będą wskazane przypadki, kiedy można nadal wykorzystać dokumenty w Excelu, a kiedy muszą być one tworzone i przechowywane jedynie w systemach teleinformatycznych.

Szkolenie będzie w sposób praktyczny przygotowywało firmy do wdrożenia zmian związanych z dokumentacją pracowniczą, wprowadzonych od 1.1.2019 r.   

Program szkolenia

CZĘŚĆ 1

Stanowiska oficjalne dotyczące dokumentacji, czyli jak urzędy podchodzą do zmian w przepisach

  • Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona w postaci mieszanej, czyli część dokumentów papierowych a część elektronicznych?
  • Co oznacza wymóg zapewnienia odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja pracownicza?
  • Którym pracownikom należy wydawać informacje do świadectwa pracy o okresie przechowywania dokumentacji?
  • Czy informacja o okresie przechowywania dokumentacji może zostać zrobiona przez odesłanie do przepisów?
  • Czy można upoważnić firmę zewnętrzną, np. biuro rachunkowe do podpisywania podpisem/pieczęcią elektroniczną dokumentów zeskanowanych do formatu PDF?
  • Jak prowadzić dodatkowe dokumentacje – czy numerować dokumenty i robić ich wykazy?
  • Jakie dokumenty przechowywać w dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych?
  • Czy nową dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy należy prowadzić dla kierowców?
  • Czy można nie przechowywać papierowych wniosków o odbiór czasu wolnego za nadgodziny, jeśli prowadzi się dokumentację czasu pracy elektronicznie?
  • Gdzie należy przechowywać dokumenty związane z czasem pracy pracowników niepełnosprawnych, np. zgodę lekarza medycyny pracy na nadgodziny?
  • Czy w nowej dokumentacji urlopowej powinny się znaleźć wnioski urlopowe złożone jeszcze w 2018 r., ale dotyczące udzielenia urlopu w 2019 r.?
  • Jak dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji papierowej prowadzonej przez pracodawcę?
  • Inne stanowiska, jakie pojawią się do czasu szkolenia

Nowe okresy przechowywania różnej dokumentacji

  • Kiedy akta osobowe muszą być przechowywane 10, a kiedy 50 lat?
  • Jak przechowywać akta osobowe pracowników powracających do pracy u pracodawcy, kiedy osobno, a kiedy należy je połączyć?
  • Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji, gdy pracownik kilka razy wraca do pracy u tego samego pracodawcy?
  • Kiedy ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe będą przechowywane przez okres 10, a kiedy tylko 3 lat?
  • Czy są dokumenty, które będą przechowywane zawsze przez okres 3 lat, niezależnie od daty zatrudnienia?
  • Przez jaki czas powinny być przechowywane listy obecności?
  • Przez jaki okres pracodawcy powinni przechowywać dokumentację wypadkową i dotyczącą chorób zawodowych pracowników?
  • Jak długo przechowywać dokumentację zasiłkową?

Zmiany w dokumentacji wymuszone wdrożeniem RODO

  • Czy od 4 maja każdy pracownik kadr i płac musi mieć upoważnienie do przetwarzania danych wrażliwych?
  • Czy w kwestionariuszach osobowych dla pracowników można żądać podania innych adresów niż adres zamieszkania?
  • Jakie dane kandydata do pracy mogą być wykorzystane przy sporządzaniu listu intencyjnego?
  • Czy od 4 maja trzeba zmienić wzór skierowań na badania lekarskie?
  • Czy w umowie o pracę na okres próbny może być wpisywany adres zamieszkania?
  • Od jakich pracowników można żądać oświadczeń o niekaralności?
  • Czy wystawiając świadectwo pracy uzupełniamy imiona rodziców?
  • Co jaki czas należy dokonywać przeglądu dokumentacji ZFŚS z punktu widzenia RODO?

 

CZĘŚĆ 2

Elektronizacja dokumentacji zgodnie z interpretacjami Ministerstwa Cyfryzacji

  • Jakie są zasady zmiany formy dokumentacji na elektroniczną?
  • Na czym polega obowiązek informacyjny wobec załogi w przypadku zmiany formy dokumentacji?
  • Co to jest system teleinformatyczny?
  • Czy dokumenty zapisane w plikach Excel można uznać za dokumentację pracowniczą prowadzoną elektronicznie?
  • Jakie zabezpieczenia ma posiadać system teleinformatyczny?
  • W jakich formatach mogą być zapisywane dokumenty elektroniczne i kiedy możliwe jest zapisywanie danych tylko w bazie danych?
  • Co to są metadane?
  • Jak wygląda plik XML i skąd pojawią się w nim odpowiednie metadane?
  • Jak prawidłowo numerować dokumenty elektroniczne?
  • Co to jest numer dokumentacji i czy musi być on taki sam, gdy pracownik powraca do pracodawcy?
  • Co to jest data powstania dokumentu w przypadku dokumentów elektronicznych?
  • W jakich formatach można przenosić dane pomiędzy systemami?
Zgłoś się na szkolenie

Warunki

Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest przesłanie karty zgłoszenia faksem, e-mailem lub pocztą bądź wypełniając formularz na stronie. Jest to jednoznaczne z zawarciem umowy pomiędzy Państwa firmą a firmą MODUS.

Potwierdzenie udziału z informacją o miejscu szkolenia  (jeśli miejsce nie jest podane wcześniej) zostanie przesłane na 3 dni przed szkoleniem na podany w zgłoszeniu adres e-mail lub faks.

Szkolenie należy opłacić przelewając po zajęciach na podstawie otrzymane faktury (przelewowej) należność.  Faktura zostanie przekazana na szkoleniu bądź przesłana pocztą. 
 
Rezygnacji można dokonać na 7 dni roboczych przed szkoleniem w formie pisemnej (faksem lub e-mailem). Późniejsza rezygnacja lub jej brak zobowiązuje do pokrycia kosztów w 100%.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu zajęć lub odwołania szkolenia z przyczyn od niego niezależnych najpóźniej na 2 dni przed terminem szkolenia.

Cena szkolenia obejmuje:
- udział w szkoleniu
- kompleksowe materiały szkoleniowe
- certyfikat ukończenia szkolenia
- serwis kawowy i lunch

Łukasz Prasołek – ceniony trener, prawnik specjalizujący się w praktycznych aspektach prawa pracy, były pracownik Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy oraz Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych Sądu Najwyższego. Wykładowca prawa pracy na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. Autor/współautor licznych książek i publikacji z zakresu czasu pracy m.in. „Czas pracy kierowców. Procedury, rozliczenia, wzory” C.H. Beck; „Dodatkowe zatrudnienie kierowcy - jak poprawnie planować czas pracy” Wiedza i praktyka; „Dokumentacja czasu pracy - Wyjaśnienia obliczenia przykłady i wzory” C.H. Beck; „Rozliczanie czasu pracy w praktyce” Infor; „Regulamin rozliczania podróży służbowych z dokumentacją” ODDK