Co to jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy?

Krajowy Fundusz Szkoleniowy powstał ze środków Funduszu Pracy w celu wsparcia kształcenia ustawicznego pracowników podejmowanego z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. W szkoleniach mogą brać udział również pracodawcy i właściciele firm. Celem utworzenia KFS jest zapobieganie utracie zatrudnienia przez osoby pracujące z powodu kompetencji nieadekwatnych do wymagań dynamicznie zmieniającej się gospodarki. Zwiększenie inwestycji w potencjał kadrowy powinno poprawić zarówno pozycję firm jak i samych pracowników na konkurencyjnym rynku pracy.
 

Kto może skorzystać ze środków KFS?

O środki z KFS może wystąpić każdy pracodawca w rozumieniu przepisów ustawy o promocji zatrudnienia, czyli podmiot zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę. Nie jest pracodawcą podmiot prowadzący działalność gospodarczą i niezatrudniający pracowników w ramach umowy o pracę, zatrudniający osoby na podstawie umowy o dzieło.

Środki KFS są przyznawane przez Powiatowy Urząd Pracy oraz mogą być przeznaczone na:

• kursy i studia podyplomowe realizowane z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą;
• egzaminy umożliwiające uzyskanie dyplomów potwierdzających nabycie umiejętności, kwalifikacji lub uprawnień zawodowych;
• badania lekarskie i psychologiczne wymagane do podjęcia kształcenia lub pracy zawodowej po ukończonym kształceniu;
• ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków w związku z podjętym kształceniem.

Dofinansowanie kształcenia ze środków KFS jest ogólnodostępne i mogą z nich skorzystać firmy, urzędy, fundacje, które prowadzą swoją działalność na terenie Polski.

W ramach KFS możliwe jest sfinansowanie:

• do 80% kosztów kształcenia ustawicznego, nie więcej jednak niż do wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika,
• do 100% kosztów kształcenia ustawicznego – jeśli wnioskodawca jest mikroprzedsiębiorcą zatrudniające do 10 osób, nie więcej jednak niż do wysokości 300% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku na jednego uczestnika.

Priorytety wydatkowania Krajowego Funduszu Szkoleniowego w roku 2025

Limit podstawowy tzw. Pula Ministra:
1) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie tj. w powiecie lub w województwie.
2) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy.
3) Wsparcie kształcenia ustawicznego pracodawców i ich pracowników zgodnie z potrzebami szkoleniowymi, które pojawiły się na terenach dotkniętych przez powódź we wrześniu 2024 roku.
4) Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i wspierania integracji w miejscu pracy.
5) Promowanie i wspieranie zdrowia psychicznego oraz tworzenie przyjaznych środowisk pracy poprzez m.in. szkolenia z zakresu zarządzania wiekiem, radzenia sobie ze stresem, pozytywnej psychologii, dobrostanu psychicznego oraz budowania zdrowej i różnorodnej kultury organizacyjnej.
6) Wsparcie cudzoziemców, w szczególności w zakresie zdobywania wiedzy na temat polskiego prawa pracy i integracji tych osób na rynku pracy.
7) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych.
8) Rozwój umiejętności cyfrowych.
9) Wsparcie rozwoju umiejętności związanych z transformacją energetyczną.
14) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w związku z wprowadzaniem elastycznego czasu pracy z zachowaniem poziomu wynagrodzenia lub rozpowszechnianie w firmach work-life balance – priorytet dodany w kwietniu 2025 r.

Rezerwa tzw. Pula Rady Rynku Pracy:
10) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób po 50 roku życia.
11) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób z orzeczonym stopniem niepełnosprawności.
12) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji osób z niskim wykształceniem.
13) Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w obszarach/branżach, które powiatowe urzędy pracy określą na podstawie wybranych przez siebie dokumentów strategicznych, analiz czy planów rozwoju jako istotne dla danego powiatu czy województwa.

Priorytety Ministra do spraw pracy wydatkowania Krajowego Funduszu Szkoleniowego w roku 2026

1. Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwoju dialogu społecznego, partycypacji pracowniczej i wspierania integracji w miejscu pracy.
2. Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie, tj. w powiecie lub w województwie.
3. Wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI oraz tzw. umiejętności zielonych, zwłaszcza gdy powyższe czynniki stanowią zagrożenie utratą pracy.
4. Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji niezbędnych w sektorze usług zdrowotnych i opiekuńczych oraz wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji członków lub pracowników spółdzielni socjalnych oraz pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach społecznych wskazanych na liście/rejestrze przedsiębiorstw społecznych prowadzonym przez MRPiPS.

Jak można starać się o dofinansowanie kształcenia ustawicznego z KFS?

W celu uzyskania dofinansowania kosztów kształcenia ustawicznego, pracodawca planujący inwestowanie w kształcenie ustawiczne musi złożyć wniosek do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności. Wniosek można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wniosek wypełniony w postaci elektronicznej przed przesłaniem do powiatowego urzędu pracy należy:

• podpisać bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub
• podpisać potwierdzonym profilem zaufanym elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Wniosek pobrany w postaci elektronicznej można też wydrukować, podpisać ręcznie i złożyć w formie papierowej do właściwego powiatowego urzędu pracy.

We wniosku należy podać:

1. dane pracodawcy: nazwa pracodawcy, adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacyjny REGON, oznaczenie przeważającego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej według PKD, informacja o liczbie zatrudnionych pracowników, imię i nazwisko osoby wskazanej przez pracodawcę do kontaktów, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej;
2. działania do sfinansowania z udziałem KFS (określenie potrzeb pracodawcy, kursy, studia podyplomowe i egzaminy, badania lekarskie i psychologiczne, ubezpieczenie NNW), liczba osób według grup wieku 15-24 lata, 25-34 lata, 35-44 lata, 45 lat
3. i więcej, których wydatek dotyczy oraz termin realizacji;  całkowita wysokość wydatków, która będzie poniesiona na działania związane z kształceniem ustawicznym, wnioskowana wysokość środków z KFS oraz wysokość wkładu własnego wnoszonego przez pracodawcę;
4. uzasadnienie potrzeby odbycia kształcenia ustawicznego, przy uwzględnieniu obecnych lub przyszłych potrzeb pracodawcy.

UWAGA: Pracodawca będący przedsiębiorcą dołącza do wniosku o dofinansowanie kształcenia ustawicznego dokumenty pozwalające na ocenę spełniania warunków dopuszczalności pomocy de minimis.

Wnioski pracodawców o dofinansowanie kształcenie ustawicznego są przyjmowane i rozpatrywane w kolejności zgłoszeń. Realizacja wniosków możliwa jest do wysokości limitów środków KFS, jakim dysponuje  powiatowy urząd pracy.

Pracodawcy otrzymują pieniądze z Krajowego Funduszu Szkoleniowego w formie dotacji.
Rozliczenie całej umowy między powiatowym urzędem pracy a pracodawcą dokonuje się po zakończeniu jej realizacji dokumentami określonymi w ww. umowie. Rozliczając otrzymane środki i nie mogąc udokumentować ukończenia kształcenia przez pracownika (bądź pracodawcę, jeśli to on korzystał z kształcenia), pracodawca jest obowiązany do zwrotu odpowiedniej części środków jako niewykorzystanych.

Informacji szczegółowych na temat KFS bezpłatnie udziela oficjalna infolinia:

Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia pod numerem telefonu 19524 lub w każdym Powiatowym Urzędzie Pracy.